Er is veel te doen rondom Mailchimp en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Waarom is Mailchimp niet compliant, en wat kun je doen als je deze software gebruikt? Het korte antwoord: overstappen naar een andere e-mailmarketingsoftware is de enige veilige keuze. Het goede nieuws? Dit biedt direct interessante kansen om je e-mailmarketing te verbeteren!

Wat is het probleem met Mailchimp?

Mailchimp is een Amerikaans bedrijf. In april 2021 werd een Duitse organisatie verboden om Mailchimp te gebruiken voor e-mailmarketing, omdat dit e-mailadressen doorstuurt naar een organisatie buiten de EU. Amerikaanse inlichtingendiensten kunnen toegang krijgen tot deze data. Dit is problematisch voor Europese bedrijven die de privacy van hun klanten willen beschermen én de AVG willen naleven. Officieel loop je met Mailchimp risico op boetes.

Recente ontwikkelingen

Sindsdien zijn er belangrijke ontwikkelingen geweest. In maart 2022 hebben de Europese Unie en de Verenigde Staten een principeakkoord bereikt over een nieuw trans-Atlantisch gegevensbeschermingskader, ter vervanging van het ongeldig verklaarde Privacy Shield. Dit nieuwe kader is ontworpen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen bij doorgifte tussen de EU en de VS. Hoewel dit een positieve stap is, vergt de implementatie en juridische toetsing van dit nieuwe kader tijd. Totdat het nieuwe kader volledig is goedgekeurd en operationeel, blijft het gebruik van Amerikaanse dienstverleners zoals Mailchimp een aandachtspunt voor organisaties die volledig AVG-compliant willen zijn.

Het is daarom belangrijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens en te overwegen om over te stappen op een e-mailmarketingdienst die binnen de EU opereert en volledige naleving van de AVG kan garanderen.

Tijd om actie te ondernemen

Veel bedrijven kiezen voor Mailchimp vanwege de lage kosten en gebruiksvriendelijke mogelijkheden. Maar door het ontbreken van privacygaranties, is overstappen naar een alternatief binnen de EU – en bij voorkeur Nederland – de veiligste keuze. Nederlandse software respecteert de AVG, en daarmee ben je automatisch ook compliant met de Europese regels.

Wat komt erbij kijken als je overstapt?

1. Nieuwsbrieftemplates migreren

Je wilt de overgang voor je klanten zo soepel mogelijk maken. Het overzetten van je huidige nieuwsbrieftemplates naar een nieuw systeem is een logische eerste stap. Je kunt dit zelf doen, of het overlaten aan een marketingpartner.

Kans: geef je templates een upgrade
Nu je toch bezig bent, is dit hét moment om je templates onder de loep te nemen. Zijn ze nog up-to-date? Kun je meer personaliseren, multimedia toevoegen of je huisstijl strakker doorvoeren? Je nieuwsbrief is vaak de meest directe vorm van communicatie met je doelgroep, dus deze aandacht loont.

2. Systeemregels voor je domein aanpassen

Bij een nieuw e-mailsysteem moeten de systeeminstellingen van je webdomein worden bijgewerkt. Denk aan DNS-records, die ervoor zorgen dat je nieuwe software gemachtigd is om namens jouw domein e-mails te versturen. Dit is technisch werk; laat dit bij voorkeur over aan je webhost.

3. Contactlijsten exporteren en segmentaties overzetten

Het zorgvuldig overzetten van je contacten is cruciaal. Exporteren uit Mailchimp en importeren in je nieuwe software moet worden uitgevoerd door iemand binnen je bedrijf of een partij met wie je een verwerkingsovereenkomst hebt.

Kans: opschonen van je verzendlijst
Gebruik dit moment om inactieve ontvangers te verwijderen. Deze contacten openen je e-mails toch niet en drukken je verzendstatistieken omlaag. Overweeg een laatste “afscheidsmail” waarin je hen informeert over de beëindiging van het contact. Dit kan zelfs ontvangers activeren om zich opnieuw aan te melden.

4. Nieuwe opt-ins verzamelen

Mailchimp registreert de opt-ins van je contacten, maar deze gegevens kun je niet meenemen naar een nieuw systeem. Je zult daarom een nieuwe opt-in e-mail moeten sturen.

Kans: toon je betrokkenheid
Laat zien dat je waarde hecht aan privacy en veiligheid. Communiceer positief over de overstap naar een nieuw systeem en benadruk dat dit in het belang van de klant is. Dit versterkt het vertrouwen in je merk.

Tip: Stuur contacten die niet reageren op de opt-in mail nog een follow-up. Blijven ze inactief? Geen zorgen – geïnteresseerde contacten zijn waardevolle contacten. Zie dit als een kans om de kwaliteit van je mailinglijst te verhogen.

Klaar voor de volgende stap?

Bij Profilers begrijpen we dat de overstap naar een nieuw e-mailsysteem een uitdaging kan lijken. Maar het biedt ook een geweldige kans om je e-mailmarketing naar een hoger niveau te tillen. Wil je weten hoe wij je kunnen helpen? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden.